Le funzioni del notaio
L’art. 1 della Legge Notarile definisce il notaio come il pubblico ufficiale istituito per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà, attribuire loro pubblica fede, conservarne il deposito, rilasciarne le copie, i certificati e gli estratti.Il notaio è, quindi, in primo luogo un pubblico ufficiale tenuto all’osservanza di obblighi pubblicistici e incaricato della tutela di interessi generali; ma il ruolo del notaio non si riduce alla sola sfera pubblicistica: il notaio è, infatti, al contempo, un professionista a cui la gente può rivolgersi con fiducia per essere assistita nel perseguimento dei propri interessi. Data tale duplice veste, infatti, il notaio, a differenza di altri professionisti, non cura gli interessi di una o alcune soltanto le parti, ma di tutte quelle coinvolte, interpretando la loro volontà e traducendola in atti che possano ottenere il riconoscimento dell’ordinamento giuridico. In questo senso egli si pone al di sopra delle parti, ma nell’interesse di tutte esse.
Compito del notaio è quello di attribuire pubblica fede ai documenti da lui ricevuti o autenticati. L’art. 2699 c.c. definisce l’atto pubblico come il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo ove è formato.
Questo significa che gli atti ricevuti dal notaio godono di una funzione probatoria privilegiata attribuita direttamente dalla legge. Quello che il notaio attesta esser dichiarato nell’atto notarile, infatti, costituisce una prova legale, ovvero è riconosciuto vero dal giudice, a meno che sia accertato un reato di falso (l’atto pubblico costituisce prova fino a querela di falso delle dichiarazioni delle parti in esso contenute e dei fatti che il pubblico ufficiale attesta essere avvenuti in sua presenza o da lui compiuti. L’atto pubblico non costituisce, naturalmente, prova della veridicità delle dichiarazioni delle parti, che è rimessa al libero apprezzamento del Giudice; in altre parole l’atto pubblico consente di provare che un soggetto ha reso una data dichiarazione, non che il contenuto di quella dichiarazione sia senz’altro vero ).
Caratteristiche simili si trovano nella scrittura privata autenticata che fa piena prova fino a querela di falso della provenienza della dichiarazione da chi l’ha sottoscritta.
Compito del notaio è anche quello di accertarsi dell’identità delle parti (art. 49 legge notarile) e di ciò deve essere fatto menzione in atto. Il notaio non si limita, tuttavia, alla verifica dell’identità delle parti. Egli deve verificare anche che le parti che intervengono all’atto abbiano la capacità di obbligarsi. Deve così accertarsi che le parti che intervengono in atto siano capaci di intendere e di volere e abbiano la piena capacità di agire.
Anche per questo, nel caso in cui all’atto intervengano rappresentanti legali o volontari il notaio deve verificarne con scrupolo e attenzione i poteri. Così spetta al notaio l’accertamento dei poteri del procuratore, del rappresentante legale di una società o dei genitori che intervengono in atto rappresentanza del figlio minorenne.
Al notaio spetta, inoltre, l’importante funzione di adeguamento che si traduce nella necessità di indagare la volontà delle parti e nel tradurla, nel modo più fedele possibile, in linguaggio giuridico. Nel fare questo il notaio deve attenersi scrupolosamente alla legge. Egli, infatti, pena rilevanti sanzioni disciplinari che possono arrivare anche alla destituzione, non può ricevere atti che siano manifestamente contrari alla legge.
Proprio per questo il legislatore ha richiesto l’intervento del notaio per la piena opponibilità ai terzi, attraverso la trascrizione nei pubblici registri, di atti rilevanti quali sono quelli immobiliari (es. vendite, divisioni, mutui ipotecari ed altri contratti immobiliari) o addirittura per la stessa validità dell’atto (atti costitutivi di società commerciali e modificativi di statuti sociali, costituzioni di associazioni che intendono ottenere la personalità giuridica, ecc).
In questo modo il legislatore garantisce la sicurezza e la certezza delle informazioni che si rinvengono nei pubblici registri a tutela dell’interesse pubblico a una sicura circolazione giuridica dei beni e a tutela dell’affidamento dei terzi.
Le parole del giurista Carnelutti “Tanto più notaio, tanto meno giudice” esprimono in maniera inequivocabile l’essenza di questo mestiere e delle sue implicazioni: quanto più il notaio fa bene il suo lavoro – e cioè accerta ed interpreta la volontà delle parti (cioè delle persone) che concludono un contratto e redige in modo conforme alla legge e con chiarezza le relative clausole – tanto meno c’è bisogno di ricorrere al giudice (e cioè tanto minore è il rischio che l’atto notarile sia fonte di cause). Ed è proprio per questo che il notaio non può ricevere atti espressamente proibiti dalla legge (art. 28 legge not.) e ha l’obbligo di essere certo dell’identità delle parti (art. 49 legge not.) e di indagarne personalmente la volontà (art. 47 legge not.). Si tratta di obblighi particolarmente severi la cui inosservanza comporta, oltre alla responsabilità civile, anche la responsabilità disciplinare del notaio (che può essere sospeso e nei casi più gravi destituito), e può essere fonte di responsabilità penale (per il reato di falso in atto pubblico).
Il costo di un atto notarile comprende una molteplicità di voci solo una parte delle quali riguardano importi destinati al notaio.
Così nei costi di un atto notarile rientrano le imposte (di registro, ipotecaria, catastale, di bollo ecc.) che il notaio, quale responsabile d’imposta, versa allo Stato per conto del cliente. Per l’effettuazione di questa attività di “riscossione” non è dovuto dallo Stato al notaio alcun aggio: l’imposta riscossa viene infatti interamente versata all’Amministrazione Pubblica; vi rientrano inoltre le spese che devono essere sostenute presso Pubbliche Amministrazioni per la preparazione dell’atto e per i successivi adempimenti e le competenze spettanti al Notaio per l’attività che svolge.
Quanto alle competenze notarili esse tradizionalmente sono il risultato di tre voci e comprendono l’onorario (con cui si suole indicare la retribuzione dell’attività prestata dal notaio in qualità di pubblico ufficiale), i diritti (che sono quelli che remunerano attività e prestazioni accessorie e rimborsi spese) e i compensi (che rappresentano il corrispettivo dell’attività del notaio in quanto libero professionista).
Volendo esemplificare, assumendo come esempio un contratto di compravendita immobiliare, l’attività che il notaio porrà in essere e che sarà quindi ricompresa nelle competenze a lui spettanti, comprenderà:
La fase preliminare:
– il primo colloquio con il cliente per “indagare la volontà delle parti”, cioè comprendere il risultato che le parti si prefiggono di conseguire, e, sulla base di ciò, individuare lo strumento migliore sotto il profilo giuridico e fiscale; il notaio provvederà, quindi, a individuare: la migliore soluzione per il caso concreto che sia giuridicamente valida; le attività necessarie per cautelare le parti in presenza di ipoteche o di altre formalità potenzialmente pregiudizievoli; svolgerà indagini in ordine al regime patrimoniale della famiglia ed alle relative implicazioni sull’acquisto; non solo, ma in questa sede verranno valutate le implicazioni fiscali delle differenti soluzioni eventualmente prospettabili;
– il recupero e l’esame dei titoli di provenienza (cioè degli atti in virtù dei quali il venditore è divenuto a suo tempo proprietario del bene);
– la richiesta e l’esame delle visure catastali e ipotecarie (così da verificare la regolarità catastale del bene, la sussistenza del diritto di proprietà in capo al venditore, l’insussistenza di ipoteche o altri vincoli sul bene); con accesso al Catasto e alla Conservatoria dei Registri Immobiliari ove la documentazione ipocatastale non sia reperibile con gli strumenti informatici;
– il recupero della documentazione urbanistico-edilizia (licenze edilizie, concessioni, permessi a costruire, D.I.A., sanatorie, agibilità..);
– l’esame della documentazione relativa allo stato civile delle parti (per verificare, ad esempio, se il bene venduto sia oggetto della comunione legale di una delle parti);
– la redazione dell’atto secondo la volontà e le indicazioni delle parti, nel rispetto della legge
– la liquidazione (cioè il calcolo) delle imposte e tasse dovute, attraverso l’individuazione del regime fiscale dell’atto e considerando anche la sussistenza di eventuali agevolazioni fiscali o crediti d’imposta;
– il controllo della legalità del contratto (cioè, sostanzialmente, della sua validità) e, ove necessario, l’individuazione di soluzioni conformi a legge, alternative a quella prospettata dalle parti stesse;
Il momento della stipula:
– la verifica dell’identità e della legittimazione (cioè del potere a stipulare l’atto) delle parti;
– la stipula dell’atto;
– la riscossione delle imposte per conto dello Stato
Dopo la stipula dell’atto:
– la repertoriazione dell’atto;
– la predisposizione e l’invio del modello telematico all’Agenzia delle Entrate;
– il pagamento telematico delle imposte riscosse;
– la predisposizione e presentazione telematica della nota di trascrizione presso l’Agenzia del Territorio (trascrizione e voltura);
– il deposito – telematico – del titolo presso l’Agenzia del Territorio;
– la redazione e la spedizione della copia autentica per la parte acquirente, per l’Agenzia delle Entrate e per l’Agenzia del Territorio;
– la certificazione di avvenuta stipula;
– la comunicazione dell’atto a Enti e Banche;
– la sua archiviazione.
Il compenso per il notaio comprende, inoltre, i contributi obbligatori alla Cassa Nazionale del Notariato (l’ente di previdenza e assistenza del notariato), al Consiglio Nazionale del Notariato e al Consiglio Notarile Distrettuale (la c.d. tassa consigliare).
Questo consente di aiutare a comprendere perché sia del tutto falsa la comune affermazione per cui l’attività del notaio si esaurirebbe nella “firma dell’atto”; la firma dell’atto può essere sì considerata la sintesi dell’attività del notaio la cui complessa funzione, tuttavia, non si risolve in essa ma è da essa rappresentata.
(liberamente tratto dal sito del Consiglio Nazionale del Notariato)
Il notariato italiano appartiene alla famiglia dei notariati di tipo latino, presenti in 81 Paesi del mondo e nella maggior parte dei Paesi europei, come Francia, Germania, Svizzera, Spagna, Paesi Bassi, Belgio, Austria, ed altri ancora.
Il notary public di tipo anglosassone (presente in Gran Bretagna, negli USA ed in altri Paesi) è responsabile solo dell’autenticità delle firme: questo obbliga chi, ad esempio, compra e vende una casa a ricorrere alla consulenza di un avvocato per ciascuna parte, con costi complessivamente molto più elevati di quelli che si sostengono in analoghi casi in Italia. Per tutelarsi dai rischi di acquistare un bene gravato da ipoteca oppure venduto da chi non è proprietario spesso nei paesi di common law (paesi anglosassoni) l’acquirente si vede costretto a stipulare onerose polizze di assicurazione.
Basti considerare che Secondo l’FBI ammontano a oltre 3 mila miliardi di dollari le perdite causate nel 2011 dalle frodi immobiliari per l’economia statunitense. 47,7 miliardi di dollari sono le somme pagate dalle banche americane tra febbraio 2012 e gennaio 2013 a titolo di transazione per lo scandalo delle esecuzioni forzate illecite, a danno di quasi 4 milioni di cittadini americani.
Queste sono solo le ultime conseguenze negative, iniziate con la crisi dei mutui subprime, prodotte nel sistema immobiliare statunitense dall’assenza di un controllo preventivo di legalità sugli atti. Oltreoceano, infatti, i dati sulle vicende proprietarie sono parcellizzati in un reticolo non coordinato di uffici, archivi e registri locali che rendono la reperibilità delle informazioni molto ardua costringendo le parti – in mancanza di registri pubblici affidabili – ad affidarsi a diversi attori privati senza ottenere le stesse garanzie offerte in Italia.
Quanto viene spesso presentato come un potenziale risparmio offerto dal sistema statunitense senza dovuti controlli standard si trasforma in costi ulteriori e danni che si ripercuotono non solo sulla singola transazione ma, per un effetto domino, potenzialmente anche sull’economia del paese (cfr. Il Rapporto dell’International University College di Torino è scaricabile dal sito della Fondazione Italiana del Notariato .
I notai di tipo latino (civil Law Notary) sono giuristi di elevata qualificazione, equidistanti rispetto alle parti che a loro si rivolgono e capaci quindi di offrire un’assistenza imparziale di cui sono garanti e responsabili. Il fatto che i più importanti documenti giuridici siano sottoposti al vaglio di uno specialista indipendente dalle parti riduce poi in modo molto significativo il contenzioso successivo.
Il real estate litigator, l’avvocato americano specializzato in controversie sulla proprietà degli immobili è, ad esempio, figura qui sconosciuta.
Questi e altri vantaggi del notariato di tipo latino, internazionalmente riconosciuti, hanno condotto negli ultimi anni ad una considerevole diffusione di tale modello nel mondo: sono entrati a far parte della famiglia del notariato latino Paesi anche culturalmente assai distanti, come Cina, Giappone ed Indonesia, e si è ulteriormente rinforzata la presenza nell’area europea, con l’ingresso della Russia e della quasi totalità dei Paesi dell’Est europeo.
Il notariato italiano, il più antico e tra i più autorevoli del mondo, sostiene attivamente la crescita delle organizzazioni notarili di più recente fondazione.
In Cina
Il ministro della giustizia cinese, nell’aprile 2003, ha scelto Roma per annunciare, nel corso di una visita al Consiglio Nazionale del Notariato, l’adozione da parte del suo Paese del modello latino; e dal 12 al 20 aprile del 2010 una delegazione del Notariato cinese ha seguito un corso di formazione a Roma, organizzato a cura del nostro Ministero degli Esteri, dell’Unione Internazionale del Notariato e del Consiglio Nazionale del Notariato, sul tema “Il Notariato latino nella società moderna”.
Negli USA
Ma la validità del nostro sistema notarile si afferma anche in contesti politici economici totalmente diversi. Alabama e Florida hanno recentemente affiancato al previgente sistema anglosassone un nuovo corpo di notai latini, da tempo esistente pure in Louisiana; altri Stati USA ne stanno seguendo l’esempio. Il notariato italiano intrattiene anche con le nuove realtà d’Oltreoceano intensi rapporti: come già in altri Paesi del mondo, notai italiani sono stati chiamati a collaborare alla formazione dei nuovi colleghi USA.
Per maggiori approfondimenti in ordine al funzionamento e ai costi dei trasferimenti immobiliari in USA e alle differenze con il sistema italiano si può leggere l’interessante studio a firma del Prof. Ugo Mattei (Professore di Diritto Civile all’Università di Torino e di Diritto Internazionale e Comparato alla University of California, Hastings College of the Law.):
Trasferimenti immobiliari in Italia e in Usa: analisi comparatistica (dal sito www.notariato.it)